FAX・電話の注文をWebに移すとき、最初に決める5つのこと｜卸・メーカー向け

朝いちばんにFAXの束を確認して、品番と数量を手で打ち直す。電話で受けた注文をメモして、あとで入力する。読み間違いや入力漏れが怖いので、ダブルチェックにも時間がかかる。卸やメーカーの受注の現場では、今もこの形がふつうです。

少し古い数字ですが、業務システムを手がけるアイルが2020年に公表した調査では、中堅・中小企業の企業間取引の受注方法は、FAXが37.2%、電話が16.7%、対面の営業が15.6%でした。Web受注の仕組みを入れている企業は14.3%にとどまっています（受注業務の担当者734人への調査）。

同じ調査で、Web受注を入れるときの一番の不安は「得意先に使ってもらえるか」で、55.2%でした。仕組みそのものより、相手が移ってくれるかが心配だということです。

この記事では、FAXや電話の注文をWebに移すときに、システムを選ぶ前に決めておく5つのことをまとめます。ここが決まっていれば、どの仕組みを使っても大きく外しません。

決めること1：最初に使ってもらう取引先

いちばん多い失敗は、全部の取引先に一斉に切り替えを頼むことです。FAXに慣れた取引先ほど、新しいやり方を面倒に感じます。断られたり、結局FAXで届いたりして、社内に「Webとそれ以外」の二重の流れが残ります。

最初は3〜5社に絞ります。選ぶ目安は次のとおりです。

• 注文の回数が多い（週に何度も注文がある）
• 毎回だいたい同じ品番を注文している
• 先方の担当者がパソコンやスマホでの作業に慣れている
• 付き合いが長く、試しに使ってほしいと頼みやすい

この数社に使ってもらって、つまずいた点を直してから、ほかの取引先に広げます。FAXや電話の注文は、しばらく並行して受ける前提で計画します。 全部の取引先がWebに移る日を目標にするより、「注文の半分がWebで届く」くらいを最初の目標にするほうが現実的です。

決めること2：価格の見せ方

Web受注でいちばん準備に時間がかかるのは、価格です。FAXや電話の注文では、担当者が頭の中で「この取引先はこの掛け率」と調整していることがよくあります。Webでは、それを全部、仕組みに書き出す必要があります。

まず、今の価格の決め方を表にします。

取引先	掛け率	個別に約束している単価	最低ロット	支払条件
A商店	定価の60%	なし	1ケース	月末締め・翌月末払い
B社	定価の55%	品番○○だけ別単価	3ケース	月末締め・翌月末払い
C社（代理店）	定価の50%	なし	10ケース	前払い

この表で見たいのは、掛け率が何段階あるかと、個別の約束がいくつあるかです。段階が少なく、例外が少ないほど、Webに移すのは簡単です。逆に、取引先ごとに単価がばらばらだと、仕組みの選び方も費用も変わります。

もう一つ決めておくのは、ログインしていない人に価格を見せないことです。卸価格が一般の人や競合に見えてしまうと、取引先の信用を失います。取引先ごとにアカウントを発行し、ログインした人にだけ、その取引先の価格が見えるようにします。

価格の分け方は、別の記事で詳しく書いています。→ 取引先ごとに価格を変えるECサイトの作り方

決めること3：注文のルール

FAXの注文用紙には、たいてい細かいルールが書いてあります。Webでも同じルールを、注文画面で守ってもらえるようにします。

• 注文の単位：ケース単位（6個ずつ、など）、最低ロット、1回の上限
• 締め時間：「15時までの注文は当日出荷」のような締めの時刻と、土日祝の扱い
• 送料：「1万円以上は送料無料」「離島は別料金」など、卸向けの送料のルール
• 納期の伝え方：在庫がない商品をどう表示するか、取り寄せの日数をどう伝えるか

前述の調査でも、Web受注の課題として「単価設定が複雑」（28.9%）、「商品管理が複雑」（26.2%）、「配送・送料のルールが複雑」（21.4%）が挙がっています。ルールが多いほど、Webに移す前の整理に時間がかかります。

整理していると、「この例外は本当に必要か」と見直すきっかけにもなります。何年も前の特例が残っているだけ、ということもよくあります。

決めること4：支払いと請求

卸の支払いは、月末締め・翌月末払いの掛け払いが多いと思います。Webに移すときは、次の3つを決めます。

• 支払い方法：掛け払い（銀行振込）を続けるのか、カード払いも受けるのか
• 請求書の出し方：注文ごとに出すのか、月末にまとめて出すのか
• 入金の確認：誰が、いつ、振込を確認して記録するのか

ここは仕組みによってできることが違います。たとえばShopifyの卸売機能は、注文ごとに「注文日から30日」のような支払期限を付ける形で、1か月分をまとめて1枚の請求書にする機能は標準にはありません。月まとめの請求書は会計ソフト側でつくる、といった分担を先に決めておきます。

支払いと請求の決め方は、こちらにまとめています。→ 掛け払い・請求書払いを卸売ECでどう扱うか

Shopifyで卸の注文を受ける場合の詳しい仕組みは、こちらにまとめています。→ Shopifyで卸売（BtoB）の注文を受ける方法

決めること5：注文が入ったあとの流れ

Webで注文が届くようになっても、そのあとの流れが今のままだと、手間はあまり減りません。注文が入ってから出荷・請求までを、紙に書き出してみます。

1. 注文が届いたことに、誰が、どうやって気づくか（メール通知、画面の確認）
2. 内容を確認して、注文を確定するのは誰か（在庫・納期の確認）
3. 出荷の指示をどう出すか（倉庫や出荷担当への伝え方）
4. 会計ソフトや在庫の台帳に、どう反映するか

ポイントは、FAXや電話で届いた注文も、Webの注文と同じ箱に入れることです。Shopifyなら、FAXで届いた注文を社内の担当者が管理画面から入力できます。そうすれば、注文の確認・出荷・請求の流れが一本になり、「Webの注文は画面で、FAXの注文は紙で」という二重管理を避けられます。

今、在庫や受注を別のシステムで管理している場合は、そこにどうデータを渡すかもここで決めます。最初は手作業で写し、注文が増えてから自動でつなぐ、という順番でもかまいません。

取引先への案内のしかた

5つが決まったら、最初の数社に使ってもらいます。案内するときは、次の点を押さえると移ってもらいやすくなります。

• 相手の得を先に伝える：「夜でも注文できる」「過去の注文から同じものをすぐ注文できる」「在庫が見える」など、先方の手間が減ることを書く
• 最初の1回は一緒にやる：電話をつないだまま、アカウントの作成から最初の注文までを一緒に進める
• FAXをすぐには止めない：「今までどおりFAXでも受けます」と伝えて、安心して試してもらう
• 聞きたいことの窓口を決める：操作で困ったときに誰に聞けばよいかを、案内に書いておく

Shopifyの卸売機能には、取引先に招待メールを送ってアカウントをつくってもらう仕組みがあります。メールだけ送って終わりにせず、最初の1回は電話でフォローするのがおすすめです。

まとめ

• FAX・電話の注文をWebに移すときは、システムを選ぶ前に5つのことを決める
• 1. 最初に使ってもらう取引先（3〜5社から。FAXはしばらく並行）
• 2. 価格の見せ方（掛け率の段階と個別の約束を表にする。ログインしない人には見せない）
• 3. 注文のルール（単位・締め時間・送料・納期）
• 4. 支払いと請求（支払い方法・請求書の出し方・入金確認の担当）
• 5. 注文が入ったあとの流れ（FAXの注文も同じ箱に入れる）
• 取引先には、相手の得を先に伝え、最初の1回は一緒に進める

「うちの場合、どこから手を付ければいいか」は、今の注文の届き方と取引先の数、価格の決め方を聞けば、だいたい見えてきます。今のFAX用紙や価格表をそのまま見せていただければ、Webに移すときに何を決める必要があるかを一緒に整理します。

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